Case 01
Wat is de positie, en met welke groepsmaatschappij bestaat die?
Tijdens de implementatie van een nieuw consolidatiesysteem moest worden bepaald hoe intercompany-informatie structureel beschikbaar kon worden gemaakt. De administratie legde wel vast wat een positie was, maar niet altijd of die intercompany was en met welke groepsmaatschappij de positie bestond.
- Vraag
- Waarom sluiten de onderlinge posities niet aan?
- Context
- Internationale groep, nieuw consolidatiesysteem
- Uitkomst
- Vaste werkwijze voor Financial Control
Let opDeze case is geanonimiseerd. Bedrijfsgevoelige data, bedragen, namen en visualisaties zijn vervangen door fictieve voorbeelden. De aanpak en de logica erachter zijn echt.
Het probleem
Reguliere classificatie en partnerinformatie moesten naast elkaar bestaan
Intercompanyposities en posities met derden konden in dezelfde administratieve structuur voorkomen. De eerste vraag was daarom hoe dit structureel moest worden opgelost.
Steeds specifiekere grootboekrekeningen per transactiestroom en groepsmaatschappij zouden het rekeningschema sterk laten groeien. De gekozen richting behield daarom de reguliere financiële classificatie en legde de intercompany-tegenpartij vast als afzonderlijke dimensie.
De grootboekrekening vertelt wát de financiële positie is. De intercompany-dimensie vertelt met wie de positie bestaat.
Wat ik deed
Stromen onderzoeken, masterdata aanvullen en een tweede mappinglaag bouwen
Samen met Financial Control en Group Control heb ik de bestaande intercompany-stromen en relaties in kaart gebracht. Daarbij keek ik naar onderlinge transacties, groepsmaatschappijen in klant- en leveranciersdata, charges en recharges en ontbrekende relaties in de masterdata.
Ontbrekende intercompany-partijen zijn toegevoegd aan de masterdata. In Excel bouwde ik een vaste structuur waarin naast de reguliere financiële mapping een tweede dimensie voor de intercompany-partner kon worden verwerkt.
Voor bestaande posities binnen het lopende jaar zijn correctie- en herboekingen voorbereid, zodat ook deze transacties met de benodigde intercompany-informatie konden worden aangeleverd.
Wat het opleverde
Een vaste werkwijze voor matching en eliminatie
Er ontstond een vaste werkwijze waarmee financiële data uit verschillende administraties kon worden aangevuld met de intercompany-informatie die voor consolidatie nodig was.
Door de aparte partnerdimensie kon de positie die entiteit A tegenover B rapporteerde op partnerniveau worden vergeleken met de corresponderende positie van B tegenover A. Daarmee werd matching en eliminatie in het consolidatieproces mogelijk.
Visualisaties
De analyse in beeld
Klik op een visual om hem groot te bekijken.